Produktivitas kerja dapat terganggu ketika perangkat terlalu lambat, sering bermasalah, kapasitas tidak sesuai, atau supplies terlambat tersedia.
Sewa mesin fotocopy membantu perusahaan menggunakan perangkat yang lebih sesuai dengan jumlah user, volume copy dan print, serta kebutuhan operasional tanpa harus membeli mesin sejak awal.
Perangkat yang Sesuai Mengurangi Bottleneck
Mesin yang digunakan banyak user harus memiliki kapasitas yang sesuai dengan aktivitas kerja.
Jika perangkat terlalu kecil, antrean print dan copy dapat menghambat pekerjaan.
Sebaliknya, perangkat yang terlalu besar juga dapat membuat biaya penggunaan menjadi tidak efisien.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Jumlah user
- Volume copy dan print
- Kebutuhan mono atau color
- Jenis mesin A4 atau A3
- Kapasitas kertas
- Aktivitas scan
- Lama penggunaan
Service Membantu Menjaga Perangkat Tetap Siap Digunakan
Gangguan mesin dapat menghentikan aktivitas kerja.
Karena itu layanan sewa sebaiknya didukung dengan:
- Preventive maintenance
- Service dan perbaikan
- Dukungan teknis
- Supplies
- Monitoring kebutuhan perangkat
Tujuannya bukan hanya memperbaiki mesin ketika rusak, tetapi membantu mengurangi downtime selama masa sewa.
Supplies yang Terkelola Mengurangi Gangguan
Toner yang habis pada saat aktivitas sedang tinggi dapat mengganggu pekerjaan.
Dalam layanan yang terkelola, kebutuhan supplies dapat disiapkan berdasarkan penggunaan sehingga perusahaan tidak harus selalu melakukan pembelian mendadak.
Scan dan Workflow Dapat Mempercepat Proses Dokumen
MFP modern tidak hanya menangani print dan copy.
Perangkat juga dapat digunakan untuk scan ke email, folder jaringan, atau workflow tertentu sehingga proses dokumen menjadi lebih praktis.
Fitur ini dapat membantu mengurangi pekerjaan manual pada aktivitas administrasi sehari-hari.
Perangkat Dapat Disesuaikan dengan Perubahan Kebutuhan
Jumlah user dan volume cetak dapat berubah dari waktu ke waktu.
Dengan sistem sewa, kapasitas perangkat dan jumlah unit dapat dievaluasi kembali sesuai perkembangan kebutuhan.
Ini membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara produktivitas dan biaya penggunaan.
Hitung Kebutuhan Sebelum Menentukan Mesin
Produktivitas tidak selalu membutuhkan mesin dengan spesifikasi tertinggi.
Yang dibutuhkan adalah perangkat yang sesuai dengan kondisi penggunaan.
Pilihan HP, Toshiba dan Canon
Pilihan perangkat dapat disesuaikan dari beberapa brand seperti HP, Toshiba, dan Canon.
Brand menjadi salah satu pertimbangan, tetapi pemilihan tetap perlu melihat kapasitas, fungsi, durability, jumlah user, dan volume penggunaan.
Produktivitas Dimulai dari Perangkat yang Tepat
Mesin fotocopy yang sesuai, service responsif, dan supplies yang tersedia membantu aktivitas kerja berjalan lebih lancar.
Bukan soal menggunakan mesin paling mahal, tetapi memastikan perangkat sesuai dengan kebutuhan operasional.
