Kebutuhan cetak kantor tidak hanya soal menyediakan printer atau mesin fotocopy.
Jumlah user, volume copy dan print, kebutuhan warna, aktivitas scan, lokasi perangkat, service, dan supplies semuanya saling berkaitan.
Jika tidak dikelola dengan baik, perangkat bisa terlalu banyak, biaya sulit dipantau, atau justru kapasitas mesin tidak cukup untuk kebutuhan operasional.
Mulai dari Jumlah User dan Volume Cetak
Dua data paling dasar adalah jumlah user dan volume penggunaan.
Perangkat yang digunakan 5 orang tentu berbeda kebutuhannya dengan mesin yang dipakai bersama oleh puluhan user sepanjang hari.
Perhatikan:
- Jumlah user
- Volume mono per bulan
- Volume color per bulan
- Jam penggunaan
- Lokasi perangkat
Tentukan Jenis Mesin yang Sesuai
Pemilihan mesin sebaiknya mengikuti pola penggunaan.
A4
Cocok untuk kebutuhan dokumen standar, workgroup kecil, dan area kerja yang lebih compact.
A3
Lebih sesuai untuk penggunaan bersama, kebutuhan ukuran kertas lebih besar, kapasitas kertas lebih tinggi, dan aktivitas cetak yang lebih besar.
Mono atau Color
Tidak semua user membutuhkan color.
Perangkat mono dapat digunakan untuk dokumen internal dan kebutuhan administrasi, sedangkan perangkat color lebih sesuai untuk grafik, presentasi, laporan, atau materi komunikasi.
Dengan pembagian yang tepat, biaya color dapat lebih terkontrol.
Jangan Lupakan Aktivitas Scan
MFP modern juga digunakan untuk scan.
Jika aktivitas scan cukup tinggi, kemampuan duplex scan, scan ke email, folder, atau workflow tertentu perlu dipertimbangkan sejak awal.
Service dan Supplies Mempengaruhi Kelancaran Operasional
Perangkat yang sesuai tetap membutuhkan dukungan selama masa penggunaan.
Service, preventive maintenance, toner, dan supplies membantu menjaga aktivitas kerja tetap berjalan.
Gangguan kecil seperti toner habis atau perangkat bermasalah dapat menghambat pekerjaan jika dukungannya tidak siap.
Hitung Biaya Berdasarkan Penggunaan
Biaya sewa sebaiknya dilihat bersama dengan volume cetak dan kebutuhan layanan.
Dengan mengetahui jumlah unit, volume mono dan color, jenis mesin, serta masa sewa, perusahaan dapat memperoleh gambaran awal biaya bulanan.
Pilihan HP, Toshiba dan Canon
Pilihan perangkat dapat disesuaikan dari beberapa brand seperti HP, Toshiba, dan Canon.
Brand menjadi bagian dari keputusan, tetapi kebutuhan penggunaan tetap menjadi dasar utama.
Kelola Kebutuhan Cetak Secara Lebih Terukur
Tujuannya bukan memiliki sebanyak mungkin perangkat.
Yang lebih penting adalah memastikan jumlah mesin, kapasitas, fungsi, biaya, service, dan supplies sesuai dengan kebutuhan operasional.
