Mesin fotocopy adalah perangkat yang digunakan untuk menggandakan dokumen, tetapi perangkat modern sudah berkembang jauh dari fungsi copy saja.
Saat ini mesin fotocopy umumnya hadir sebagai multifunction printer atau MFP yang dapat digunakan untuk copy, print, scan, serta berbagai kebutuhan pengelolaan dokumen di kantor dan perusahaan.
Fungsi Mesin Fotocopy Modern
Selain menggandakan dokumen, perangkat modern dapat digunakan untuk:
- Copy
- Print dari komputer atau jaringan
- Scan ke email atau folder
- Scan dua sisi
- Penggunaan bersama oleh banyak user
- Authentication
- Secure print
- Document workflow
Karena itu pemilihan mesin sebaiknya tidak hanya berdasarkan kemampuan copy.
Mesin A4 dan A3
Secara umum, pilihan perangkat dapat dibedakan menjadi A4 dan A3.
Mesin A4
Cocok untuk kebutuhan dokumen standar dan workgroup yang tidak memerlukan ukuran kertas besar.
Perangkat A4 biasanya lebih compact dan mudah ditempatkan pada area kerja dengan ruang terbatas.
Mesin A3
Digunakan ketika perusahaan membutuhkan ukuran kertas yang lebih besar, kapasitas penggunaan bersama, dan aktivitas cetak yang lebih tinggi.
Beberapa perangkat A3 juga dirancang dengan konstruksi dan kapasitas kertas yang lebih besar untuk penggunaan jangka panjang.
Mono atau Color
Mesin mono digunakan ketika kebutuhan cetak sebagian besar berupa dokumen hitam putih.
Mesin color diperlukan ketika dokumen membutuhkan grafik, gambar, materi presentasi, atau komunikasi visual berwarna.
Pemilihan color sebaiknya tetap mempertimbangkan volume karena biaya cetaknya berbeda dengan mono.
Pilih Berdasarkan Jumlah User dan Volume
Dua faktor penting dalam memilih perangkat adalah jumlah user dan volume copy serta print.
Perangkat yang terlalu kecil dapat menjadi bottleneck ketika digunakan banyak orang.
Sebaliknya, perangkat dengan kapasitas terlalu besar dapat membuat investasi atau biaya sewa menjadi tidak efisien.
Karena itu kebutuhan sebaiknya dilihat dari:
- Jumlah user
- Volume cetak
- Kebutuhan A4 atau A3
- Mono atau color
- Aktivitas scan
- Lama penggunaan
- Kapasitas kertas
Sewa atau Beli Mesin Fotocopy
Perusahaan dapat memilih membeli perangkat atau menggunakan layanan sewa.
Sewa dapat menjadi pilihan ketika perusahaan ingin menggunakan perangkat tanpa investasi pembelian besar di awal serta membutuhkan dukungan service dan supplies selama masa penggunaan.
Pilihan Brand
Perangkat dapat dipilih dari beberapa brand seperti HP, Toshiba, dan Canon.
Brand menjadi salah satu pertimbangan, tetapi yang lebih penting adalah memastikan perangkat sesuai dengan kebutuhan penggunaan.
Konsultasikan Kebutuhan Perangkat
Jika belum mengetahui jenis mesin yang sesuai, cukup siapkan informasi mengenai jumlah user, volume cetak, kebutuhan mono atau color, dan ukuran A4 atau A3.
