Mesin fotocopy untuk perusahaan tidak lagi hanya digunakan untuk menggandakan dokumen.
Perangkat modern sudah menjadi bagian dari aktivitas kerja sehari-hari untuk print, copy, scan, penggunaan bersama oleh banyak user, serta kebutuhan pengelolaan dokumen.
Karena itu pemilihannya sebaiknya dimulai dari kebutuhan penggunaan, bukan hanya dari spesifikasi mesin.
Jumlah User Menentukan Kelas Perangkat
Perangkat yang digunakan oleh beberapa user tentu berbeda dengan mesin yang dipakai bersama oleh satu department atau banyak user sepanjang hari.
Semakin banyak user, semakin penting mempertimbangkan:
- Kapasitas perangkat
- Kecepatan kerja
- Durability
- Kapasitas kertas
- Kemudahan penggunaan bersama
Volume Copy dan Print Perlu Dihitung
Volume cetak membantu menentukan apakah perangkat yang dipilih terlalu kecil atau justru berlebihan.
Mesin dengan kapasitas terlalu rendah dapat menjadi bottleneck, sedangkan perangkat yang terlalu besar dapat membuat biaya menjadi kurang efisien.
Karena itu perusahaan sebaiknya mengetahui perkiraan volume mono dan color setiap bulan.
Pilih A4 atau A3
Perangkat A4 cocok untuk kebutuhan dokumen standar dan area kerja yang lebih compact.
Perangkat A3 lebih sesuai ketika perusahaan membutuhkan ukuran kertas lebih besar, kapasitas penggunaan bersama, serta aktivitas cetak yang lebih tinggi.
Pilihan A4 atau A3 sebaiknya mengikuti kebutuhan operasional di lokasi.
Mono atau Color
Perangkat mono cocok ketika sebagian besar dokumen hanya berupa teks atau dokumen internal.
Perangkat color dibutuhkan ketika perusahaan mencetak grafik, laporan, presentasi, materi komunikasi, atau dokumen yang membutuhkan informasi visual berwarna.
Aktivitas Scan Juga Perlu Dipertimbangkan
MFP modern dapat digunakan untuk scan ke email, folder jaringan, atau kebutuhan workflow tertentu.
Jika aktivitas scan cukup tinggi, kemampuan scanner, duplex scan, dan kemudahan penggunaan perlu menjadi bagian dari pertimbangan.
Kapasitas dan Durability untuk Penggunaan Jangka Panjang
Perangkat yang digunakan dalam waktu lama dan oleh banyak user perlu memiliki konstruksi serta kapasitas yang sesuai.
Beberapa perangkat memang dirancang dengan material, mekanisme kerja, kapasitas kertas, dan komponen internal yang lebih kuat untuk penggunaan bersama dalam jangka panjang.
Pilihan HP, Toshiba dan Canon
Pilihan perangkat dapat disesuaikan dari beberapa brand seperti:
- HP
- Toshiba
- Canon
Brand menjadi salah satu pertimbangan, tetapi kebutuhan user, volume penggunaan, fungsi, dan dukungan service tetap lebih penting.
Sewa Mesin Fotocopy untuk Perusahaan
Sewa dapat menjadi pilihan ketika perusahaan ingin menggunakan perangkat tanpa investasi pembelian besar di awal dan membutuhkan dukungan service serta supplies selama masa penggunaan.
Pilih Mesin Berdasarkan Kondisi Nyata
Mesin fotocopy yang tepat bukan selalu perangkat dengan spesifikasi tertinggi.
Yang lebih penting adalah memastikan perangkat sesuai dengan jumlah user, volume cetak, fungsi, kapasitas, serta kebutuhan operasional perusahaan.
