Memilih antara sewa atau membeli mesin fotocopy sebaiknya tidak hanya dilihat dari harga perangkat.
Keputusan perlu mempertimbangkan investasi awal, biaya service, supplies, volume penggunaan, jumlah user, masa pemakaian, dan kemampuan perusahaan mengelola perangkat dalam jangka panjang.
Kapan Membeli Mesin Lebih Cocok
Membeli perangkat dapat menjadi pilihan jika perusahaan ingin memiliki aset sendiri dan memiliki tim atau sistem yang mampu mengelola service, supplies, serta lifecycle perangkat.
Beberapa kondisi yang mendukung pembelian:
- Penggunaan jangka panjang
- Kebutuhan perangkat relatif stabil
- Anggaran investasi tersedia
- Service dan supplies dapat dikelola sendiri
- Perusahaan ingin memiliki aset perangkat
Namun biaya pembelian bukan satu-satunya biaya yang perlu dihitung.
Perawatan, toner, spare part, downtime, dan penggantian perangkat juga perlu diperhitungkan.
Kapan Sewa Lebih Cocok
Sewa dapat menjadi pilihan jika perusahaan ingin menggunakan perangkat tanpa investasi besar di awal.
Layanan sewa juga dapat membantu menggabungkan beberapa kebutuhan ke dalam satu struktur biaya, seperti:
- Perangkat
- Service
- Preventive maintenance
- Supplies
- Dukungan teknis
Sewa juga memudahkan perusahaan menyesuaikan jumlah atau kapasitas perangkat ketika kebutuhan berubah.
Bandingkan Berdasarkan Total Biaya Penggunaan
Perbandingan sewa dan beli sebaiknya tidak berhenti pada:
Harga mesin vs biaya sewa bulanan
Yang lebih penting adalah melihat total biaya selama masa penggunaan.
Pertimbangkan:
- Harga perangkat
- Masa penggunaan
- Service
- Toner dan supplies
- Spare part
- Downtime
- Nilai perangkat setelah beberapa tahun
- Biaya penggantian ketika kebutuhan berubah
Fleksibilitas Menjadi Perbedaan Penting
Kebutuhan perusahaan dapat berubah.
Jumlah user dapat bertambah, volume cetak dapat meningkat, atau kebutuhan color mulai lebih tinggi.
Perangkat yang dibeli biasanya digunakan hingga perusahaan memutuskan menggantinya.
Dalam sistem sewa, kapasitas dan jumlah perangkat lebih mudah dievaluasi kembali sesuai kebutuhan dan ketentuan kontrak.
A4 atau A3, Mono atau Color
Baik membeli maupun menyewa, pilihan perangkat tetap perlu melihat pola penggunaan.
Beberapa faktor utama:
- Jumlah user
- Volume copy dan print
- Kebutuhan mono atau color
- Jenis mesin A4 atau A3
- Aktivitas scan
- Kapasitas kertas
- Lama penggunaan
Perangkat yang tepat dapat mengurangi biaya yang tidak perlu, apa pun model pengadaannya.
Hitung Estimasi Biaya Sewa
Sebelum membandingkan dengan pembelian, lihat dulu gambaran biaya sewanya.
Hasil tersebut dapat digunakan sebagai salah satu referensi sebelum menghitung total biaya kepemilikan perangkat.
Pilihan HP, Toshiba dan Canon
Pilihan perangkat dapat disesuaikan dari beberapa brand seperti HP, Toshiba, dan Canon.
Brand penting, tetapi kebutuhan penggunaan, kapasitas, service, dan total biaya tetap menjadi faktor utama.
Pilih Berdasarkan Cara Perusahaan Menggunakan Perangkat
Tidak ada satu jawaban yang selalu paling tepat.
Pembelian cocok untuk perusahaan yang ingin memiliki aset dan siap mengelolanya sendiri.
Sewa cocok untuk perusahaan yang ingin biaya lebih terukur, dukungan service, dan fleksibilitas perangkat selama masa penggunaan.
