Dokumen kantor masih banyak dikelola dalam bentuk fisik, tetapi kebutuhan akses yang cepat membuat penyimpanan digital semakin penting.
Keduanya tetap memiliki fungsi masing-masing. Yang perlu ditentukan adalah dokumen mana yang perlu disimpan secara fisik, mana yang lebih efisien didigitalisasi, dan bagaimana proses scan dilakukan agar tidak menambah pekerjaan.
Penyimpanan Dokumen Konvensional
Dokumen fisik masih diperlukan untuk beberapa kebutuhan tertentu.
Keuntungannya antara lain:
- Mudah digunakan tanpa sistem tambahan
- Cocok untuk dokumen yang memang wajib disimpan dalam bentuk fisik
- Tidak bergantung pada jaringan atau perangkat digital
Namun semakin banyak dokumen, semakin besar kebutuhan ruang arsip dan waktu pencarian.
Penyimpanan Dokumen Digital
Dokumen digital lebih mudah disimpan, dicari, dibagikan, dan diakses oleh user yang berwenang.
Beberapa manfaatnya:
- Mengurangi kebutuhan ruang arsip
- Mempercepat pencarian dokumen
- Memudahkan distribusi
- Mendukung akses berdasarkan user
- Mempermudah backup
- Dapat dihubungkan ke workflow dokumen
Scan Menjadi Penghubung Dokumen Fisik dan Digital
MFP modern dapat digunakan untuk mengubah dokumen fisik menjadi file digital.
Dokumen dapat diarahkan ke:
- Folder jaringan
- Shared folder
- Sistem penyimpanan dokumen
- Workflow internal
Dengan alur yang tepat, proses scan tidak berhenti pada membuat file PDF, tetapi menjadi bagian dari pengelolaan dokumen.
Keamanan Tetap Perlu Diperhatikan
Dokumen digital memang lebih mudah diakses, tetapi akses tersebut perlu dikontrol.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Hak akses user
- Lokasi penyimpanan
- Backup
- Keamanan jaringan
- Penamaan file
- Struktur folder
Dokumen fisik juga tetap perlu dikelola agar tidak mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Tidak Semua Dokumen Harus Didigitalisasi
Digitalisasi sebaiknya dilakukan berdasarkan kebutuhan.
Dokumen yang sering dicari, digunakan bersama, atau perlu diakses dari beberapa lokasi biasanya lebih cocok disimpan secara digital.
Sedangkan dokumen tertentu dapat tetap dipertahankan dalam bentuk fisik sesuai kebutuhan perusahaan.
Pilih Perangkat dengan Kemampuan Scan yang Sesuai
Jika aktivitas digitalisasi cukup tinggi, kemampuan scan menjadi faktor penting dalam memilih perangkat.
Perhatikan:
- Kecepatan scan
- Duplex scan
- Kapasitas ADF
- Scan ke email atau folder
- Kemudahan penggunaan
- Integrasi dengan workflow
Sewa MFP untuk Kebutuhan Scan dan Dokumen
Perangkat sewa dapat dipilih berdasarkan kebutuhan print, copy, dan scan di lokasi.
Pilihan tersedia dari beberapa brand seperti HP, Toshiba, dan Canon.
Pilih Sistem yang Sesuai dengan Cara Kerja
Tujuan penyimpanan digital bukan sekadar menghilangkan kertas.
Yang lebih penting adalah membuat dokumen lebih mudah ditemukan, digunakan, diamankan, dan dikelola sesuai kebutuhan operasional.
